Wat kost uw overhead, en is dat veel?

Veel bedrijven lijken de weg omhoog weer te zijn ingeslagen. Vooral in de industrie is het herstel merkbaar, met name voor de grondstoffen en halffabrikaten (zie ook nu.nl, 27/april ’10). Hier kan men dan ook weer volop naar de toekomst kijken en de portefeuilles proberen te vullen; operational excellence en een hoog kostenbewustzijn blijven voorlopig zeker nog aanwezig, maar zijn niet meer direct de belangrijkste speerpunten voor 2010. Binnen de zakelijke dienstverlening ligt dit iets anders. De omzet komt pas weer mondjesmaat terug, terwijl in veel gevallen de reserves flink zijn aangesproken het afgelopen jaar. Hoog tijd dus om grip te krijgen op de kosten. Een eerste stap hierin is inzicht krijgen in de belangrijkste kostenpost, de overhead, en te toetsen of deze kosten voldoende marktconform zijn. Een overheadbenchmark biedt inzicht in de eigen kostenstructuur, en bovendien een mogelijkheid om te “gluren bij de buren”.

Kenniscentrum Benchmarking

Veel benchmarks stranden helaas op hoge ambities, een veelheid aan indicatoren, definitieproblemen en onvoldoende afstemming met de deelnemende organisaties. Uiteindelijk resulteert dit in een rapport boordevol cijfers, waar een bestuurder weinig mee kan. De enige conclusie is dat het allemaal toch niet vergelijkbaar genoeg was.

Om dit soort problemen te voorkomen en tot goede, bruikbare benchmarks te komen, zijn wij in 2001 gestart met de systematische ontwikkeling van benchmarks, in nauwe samenwerking met onze klanten. Dit resulteerde in 2003 tot de oprichting van het Kenniscentrum Benchmarking, onderdeel van Berenschot. De benchmarks van het Kenniscentrum zijn in de afgelopen jaren zeer succesvol gebleken, zowel afgemeten aan het aantal deelnemers, hun waardering als aan de vervolgopdrachten die ze opleverden. De vervolgopdrachten zijn voor ons tevens een indicatie dat benchmarks daadwerkelijk aanzetten tot actie. Naast de overheadbenchmark, die we inmiddels in opdracht van meer dan 1.250 organisaties hebben uitgevoerd, hebben we bijvoorbeeld ook de omvang van het ambtelijk apparaat van gemeenten gebenchmarkt. Daaraan hebben sinds de start in 2002 ruim 300 gemeenten deelgenomen, meer dan de helft van alle Nederlandse gemeenten. De benchmark heeft een kwaliteitskeurmerk gekregen van de branchevereniging, de VNG. Daarnaast hebben we benchmarks uitgevoerd op een grote diversiteit van onderwerpen, variërend van de kostprijzen en financiële positie van organisaties tot de mate van doelmatigheid en doeltreffendheid, en van gedetailleerde ICT-benchmarks tot uitgebreide HR-specifieke benchmarks.

Het ontwikkelen van een nieuwe benchmark duurt circa vier maanden. Het vergelijken van uw organisatie met onze database neemt twee tot drie weken in beslag.

Benchmark Zakelijke Dienstverlening

Op dit moment zijn we druk bezig met een nieuwe overheadbenchmark voor de Zakelijke Dienstverlening. Hierbinnen identificeren we een aantal deelsectoren, te weten:

  • Accountancy & advies
  • ICT
  • Juridische dienstverleners
  • Ingenieurs & research
  • Financial services
  • Transport
  • Uitgeverijen

Met een beperkte investering ontvangt u een specifiek rapport over de relatieve omvang van uw overhead inclusief ‘best practices’ ten opzichte van uw sector en ten opzichte van andere zakelijke dienstverleners. Binnen drie weken weet u exact waar u afwijkt en waar u goed presteert ten opzichte van andere organisaties. U krijgt onder meer inzage in:

  • De marktconformiteit van uw overhead. Gemiddeld bedraagt het percentage overhead van het aantal FTE’s bij zakelijke dienstverleners tussen de 20% en 25%. Ook krijgt u inzicht in de opbouw per functie. U krijgt antwoord op vragen zoals hoeveel personeelsfunctionarissen marktconform is en of u voldoende tijd investeert in uw control functie.
  • Kosten van de overhead. Waar kunt u nog besparen en wat zijn de quick-wins. Op basis van onze benchmarks kunnen organisaties circa 20% van hun overheadkosten reduceren.
  • De salariskosten per functie. Hierdoor kunt u toetsen of u marktconform beloont en of uw loongebouw nog bij de tijd is.
  • ICT kosten en facilitaire kosten per FTE. Zijn uw automatiseringskosten marktconform of kunt u nog besparen op uw huisvesting of schoonmaakkosten?
  • Productiviteitskengetallen zoals het aantal verwerkte facturen per FTE en het aantal leveranciers. Hierdoor kunt u een goede afweging maken tussen zelf doen en het inkopen van functies.
  • Mate van centralisatie van de overhead. U krijgt inzage in hoe andere organisaties hun overhead hebben georganiseerd. Welke functies kunt u centraal regelen en wat zijn de schaalvoordelen die u daarmee bereikt.
  • De management structuur. U krijgt inzicht of uw management last vergelijkbaar is met andere organisaties, zoals het aantal managementlagen in de organisatie en de span of control van het lijnmanagement.

Deelname

Berenschot beschikt over een zeer uitgebreid benchmark referentiebestand. Ons rapport biedt u handvatten bij kostenreducties, outsourcingbeslissingen, het maken van budgetplannen en het inrichten van shared service centra.

U kunt zich hier inschrijven. Voor meer over de achtergrond van benchmarking, zie onze eerdere post hierover.

Advertenties

Over Roel van Lanen
Roel van Lanen has international experience in the fields of strategy, finance, corporate recovery and business growth. Roel has extensive experience advising clients on strategic issues ranging from scenario planning to cost reductions. Additionally he supported companies through complex operational changes. Currently Roel works as a senior strategy consultant with Berenschot in the Netherlands, primarily focusing on organizational development and efficiency, strategic market studies, and complex (international) restructuring efforts. Customers typically work in financial and professional services, as well as utilities (energy), health care, and production industry. Roel is an experienced program- and projectmanager who regularly teaches workshops and holds lectures, and publishes articles on strategy in various media and on his blog, Business Strategies.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

%d bloggers liken dit: