Maak uw organisatie weer gezond

Veel bedrijven worden sinds enige tijd geconfronteerd met de gevolgen van de stagnerende economie. Duidelijk is dat kostenreducties nog steeds zeer actueel zijn. Kostenbesparingsprogramma’s liggen voor de hand, maar worden vaak te eenzijdig benaderd en uitgevoerd.

De afgelopen jaren kondigden talloze bedrijven winstwaarschuwingen en reorganisatieplannen aan. Naast de traditionele cyclische branches, zoals de metaal en elektroindustrie, zijn tot nu toe harde klappen gevallen in met name de zakelijke dienstverlening zoals banken, telecom, vervoer, uitgeverijen en ICT.

In dit artikel wordt ingegaan op deze ontwikkelingen en worden mogelijke strategieën aangereikt waarmee directies en management adequaat kunnen reageren. ‘Doorbreek de neerwaartse spiraal door structurele verbeteringen en voorkom eenzijdige symptoombestrijding’, zo luidt hierbij het motto. Revitaliseren maakt bedrijven weer gezond. Revitaliseren is de combinatie tussen versterking van de marktpositie met een structurele kostenreductie. De essentie is een rendementsverbetering in plaats van eenzijdige afslanking.

 

Structureel

 

In een stagnerende economie zijn steeds terugkerende patronen waarneembaar. Bij een tegenvallende omzet is de directie aan zet om passende acties door te voeren. Veel bestuurders durven niet in te grijpen. Omdat binnen de organisatie veelal grote weerstand tegen veranderingen bestaat, wordt vaak gekozen voor een makkelijke weg. Deze keuze wordt mede ingegeven door de hoop dat de vraaguitval slechts tijdelijk is. Vervolgens blijkt dat de terugval in omzet niet tijdelijk maar toch structureel van aard is. Externe economische omstandigheden worden gebruikt als verklaring, maar in feite is sprake van achterstallig onderhoud. De kosten blijken vaak gedurende de afgelopen jaren met de omzet te zijn meegestegen, waardoor vet in de organisatie is ontstaan. Daarnaast zijn vaak niet rendabele investeringsbeslissingen genomen en is onvoldoende strak op kosten gestuurd. Bovendien blijkt op grote delen van het klantenbestand en productenaanbod verlies te worden geleden. De concurrentiepositie gaat achteruit en het bedrijf is niet in staat geweest om adequaat en vroegtijdig op deze veranderende omgeving te reageren.

 

Neem bijvoorbeeld een productiebedrijf dat alleen maar heeft geïnvesteerd in standaardproducten, terwijl juist de hoge marges in de specials werden verdiend. Dit bedrijf investeerde vanwege expansiedrift in het buitenland, terwijl jaar na jaar verliescijfers moesten worden ingeboekt. Zowel bedrijfseconomisch als strategisch was deze globalisatie onlogisch. Door af te rekenen met de niet rendabele standaardproducten, goed te investeren en ook de verkoopinspanningen te richten op de juiste klanten, konden grote rendementsverbeteringen worden gerealiseerd.

 

De ervaring wijst uit dat managers vaak beginnen met maatregelen die een kleine impact hebben (kostenbesparingen kleiner dan 10 procent), terwijl eigenlijk een grotere besparing en rendementsverbetering noodzakelijk is. De besparingen vallen hierdoor tegen, waardoor nog grotere besparingen noodzakelijk zijn (kostenbesparing groter dan 20 procent). Ook worden de oorzaken te laat onderkend, worden maatregelen te laat genomen en gaan ze niet diep genoeg. In de regel is sprake van symptoombestrijding.

Bovendien heeft het personeel na meerdere kostenreducties geen zicht meer op een betere toekomst.

Different strategies for different purposes 

Afhankelijk van het gewenste ambitieniveau en de noodzaak zijn verschillende strategieën mogelijk.

Globaal onderscheiden wij drie basisstrategieën: afwentelen, saneren en het optimaliseren van de marktbewerking. Daarnaast kunnen drie niveaus van besparingsdoelstellingen worden onderkend: besparingen van 10 procent, besparingen van 10 tot 20 procent en besparingen van meer dan 20 procent. De impact op de organisatie wordt groter naarmate de verbeterdoelstelling hoger is, waarbij ook het risico groter wordt. De drie niveaus van besparingsdoelstellingen worden hierna verder uitgewerkt.  

 

 

Beperkte besparingen (0-10 procent)

Deze optie bestaat grotendeels uit ‘dezelfde dingen beter doen’. Op dit laagste niveau van kostenbesparing worden beperkte besparingen tot 10 procent als doel gesteld. Bij dit niveau worden maatregelen genomen die het bedrijf en de kernactiviteiten niet wezenlijk veranderen of beïnvloeden. Vaak zijn dit maatregelen die onderdeel zijn van de normale managementtaken en bij goede bedrijven is het een continu aandachtspunt. Belangrijk bij deze categorie is dat de besparingen onderdeel moeten zijn van de normale bedrijfsvoering.

 

Afwentelen op anderen

Een eerste strategie die veel bedrijven hanteren is het afwentelen op anderen. Het is altijd makkelijker anderen te laten bloeden dan dat je zelf moet snijden. Allereerst worden de makkelijke maatregelen genomen zoals het bezuinigen op uitzendkrachten, het invoeren van een investeringsstop of het verlagen van het reclamebudget. Dit zijn maatregelen die direct effect hebben, maar niet structureel een oplossing bieden. Men spreekt hier ook wel van het anorexia nervosa-syndroom. Het geeft op korte termijn verlichting en besparing, maar de kosten zullen binnen de kortste keren weer terugkeren. Het risico dat men loopt door de makkelijke uitgaven aan te pakken, is dat juist strategische uitgaven worden gestopt. Het rigoureus beperken van bijvoorbeeld reclamebestedingen kan direct de marktpositie van het bedrijf aantasten. Juist in tijden van recessie kan er met extra reclameinspanningen snel een groter marktaandeel worden veroverd.

Het effectiever maken van marketingbestedingen verdient daarom altijd de voorkeur boven een algemene budgetverlaging.

 

Beperken investeringen

Ook het beperken van investeringen kan voor de toekomst de verkeerde beslissing zijn. Op korte termijn worden kosten verlaagd, maar op lange termijn komt de marktpositie van het bedrijf in gevaar, want innovatie is de motor voor de toekomst. Bepaal allereerst de prioriteit van de investeringen en schrap de investeringen die niet noodzakelijk zijn of geen waarde toevoegen. Ook kan uitstel van investeringen op korte termijn een verlichting van de vermogensbehoefte met zich mee brengen.

 

Afwentelen op klanten

Een andere strategie is het afwentelen op klanten. Het opjagen van debiteuren, slim kiezen van factureringsmomenten en het stroomlijnen van de gehele order-to-cash-cyclus levert behoorlijke besparingen op. Zo kunnen simpele ingrepen als automatische incasso en voorfactureren rente besparen en debiteurenrisico’s verminderen. Vaak heeft het al zin om de accountmanagers simpele overzichten te verstrekken met het uitstaande debiteurenbedrag.

 

Een grote ziektekostenverzekeraar kon grote besparingen inboeken door het verleggen van de automatische incassodatum tot direct na het moment dat de klanten hun salaris kregen bijgestort. Een woningbouwvereniging voegt standaard een automatisch incassoformulier bij de factuur en heft een boete bij te laat betalen. Dit zijn stuk voor stuk simpele, maar wel zeer effectieve maatregelen.

 

 

Saneren

Een volgende strategie is saneren. Het gaat hier om een reductie van producten, markten of personeel. Een eerste mogelijkheid is het toepassen van de kaasschaaf-methode. Laat alle afdelingen een procentje inleveren. De kaasschaaf kan echter sterk demotiverend werken. Deze kaasschaaf maakt namelijk geen onderscheid tussen vette en magere afdelingen en geeft onvoldoende de urgentie van de maatregel aan.

Downsizing, the equivalent of corporate anorexia, can make a company thinner; it doesn’t necessarily make it healthier, zo stelden Hamel & Prahalad al in 1994 in hun best-seller Competing the future.

 

Voor de hand liggende kortetermijnoplossingen om overcapaciteit terug te dringen zijn een personeelstop, het stimuleren van natuurlijk verloop, arbeidstijdverkorting, een loonstop, tijdelijke contracten niet verlengen en werknemers maximaal op vakantie sturen. Al deze maatregelen zijn vrij pijnloos door te voeren, maar kunnen grote schade veroorzaken en leveren uiteindelijk slechts een beperkte besparing op. De motivatie loopt namelijk enorm terug als werknemers verplicht worden loon in te leveren. Een personeelstop en het stoppen van tijdelijke contracten kan ook leiden tot vervelende neveneffecten. Een langdurige personeelstop zal resulteren in een ouder werknemerbestand met alle gevolgen van dien op lange termijn. Arbeidstijdverkorting en maximaal verlof heeft alleen op korte termijn effect en kunnen goed worden gebruikt om een tijdelijke terugval op te vangen.  Een aantal maatregelen in deze categorie is gericht op het flexibel maken van personeel. Het spreiden van werktijden, het slim inzetten van parttime medewerkers, oproepkrachten en tijdelijk arbeid kunnen grote schommelingen in afzet opvangen. De capaciteit wordt dan aangepast aan de output.  Er zijn echter grenzen aan de flexibiliteit. Vergaande flexibiliteit gaat ten koste van de loyaliteit en de verbondenheid van de werknemers. Daarnaast kan variabele beloning als instrument dienen om magere tijden door te komen. De omzet- of winstafhankelijke component kan groter worden gemaakt. Hierdoor kan de organisatiecapaciteit ‘meeademen’ met de afzet. Ook kan nagedacht worden over het transparanter maken van de diensten aan de klant en het voortaan doorberekenen van bepaalde kosten aan de klant. Het direct maken van indirecte activiteiten geeft meer inzicht in waar de klant voor betaalt. Een assortimentsanalyse kan in korte tijd inzicht geven op welke klanten en producten het geld wordt verdiend. Het op een volgorde zetten van winstgevendheid per klant kan tot opzienbarende conclusies leiden. Vaak wordt 80 procent van de winst gegenereerd door 20 procent van de klanten. Vervolgens kunnen maatregelen worden genomen om bepaalde klanten of producten ‘uit te faseren’ of hierin juist ‘te investeren’. Dit kan met bestaande producten of door middel van het reanimeren van producten die al ontwikkeld zijn, maar nog niet op de markt zijn gebracht. Relatiebeheer blijft voor de marktbenadering overigens een belangrijk middel om de goede klanten beter te benaderen en de relatie verder op te bouwen.

 

Grote besparingen (10-20 procent)

 

Het tweede niveau gaat uit van ambitieuzere doelstellingen: 10-20 procent kostenbesparing en wordt bereikt door een andere manier van werken. Processen worden anders ingericht en activiteiten worden doorgelicht en geoptimaliseerd. Inkoopcontracten worden heronderhandeld en eenvoudige zaken worden uitbesteed.

 

Afwentelen op toeleveranciers

Afwentelen op toeleveranciers kan door het onderhandelen om prijsreducties af te dwingen of betere condities overeen te komen. Een besparingsterrein dat vaak wordt vergeten, is de algemene overhead zoals kantoorartikelen, catering en schoonmaak. Het is mogelijk bepaalde functies uit te besteden zoals schoonmaak, ICT en salarisadministratie. Een stuk lastiger is het besparen op de strategische inkopen, die zowel wat betreft volume als belang groot zijn en waar weinig leveranciers beschikbaar zijn. Het betreft bijvoorbeeld bepaalde componenten of grondstoffen ten behoeve van de fabricage. Het puur op prijs onderhandelen kan hierbij een averechts effect sorteren. De laagste prijs levert namelijk niet altijd de laagste kosten op.

 

Beter is om te kijken naar de total cost of ownership. Naast prijs zijn faalkosten (kwaliteit) en proceskosten (bijvoorbeeld bestellen en factuurverwerking) hierbij ook van belang. Samenwerken met de leverancier bij dit soort strategische inkopen komt bovendien de langetermijnrelatie ten goede.

 

Procesverbeteringen/terugdringen overhead

Indien grote besparingen noodzakelijk zijn, dient men dieper te kijken naar structurele veranderingen in de manier van werken. Tijdsstudies zoals multi moment-opnames, procesdoorlichtingen en activiteitenanalyses kunnen inzicht verschaffen in activiteiten die geen of weinig waarde toevoegen en brengen al snel knelpunten aan het licht. Het verminderen van foutcorrecties, overdrachtsmomenten en standaardiseren van activiteiten kunnen substantiële besparingen opleveren.  Vervolgens is het nuttig de activiteiten te toetsen op toegevoegde waarde. Welke activiteiten voegen waarde toe? Welke vernietigen waarde? Hoe kunnen de kosten van activiteiten beter worden gedekt? Een goed uitgangspunt hierbij is de vraag te stellen of de klant bereid is voor deze activiteiten te betalen. Alleen al het stellen van deze vraag leidt vaak tot een ander manier van denken. Ook een vergelijking met best practice-processen van andere organisaties kan aanzienlijke verbeteringen identificeren. Het spiegelen van de eigen prestaties aan die van andere organisaties kan een goed middel zijn om het interne navelstaren te doorbreken en het blikveld te verruimen naar de buitenwereld.

 

Nieuwe marktbenadering

Ook kan een nieuwe marktbenadering een oplossing zijn om de negatieve spiraal te doorbreken. Bedrijven die zich snel kunnen aanpassen aan veranderde omstandigheden, kunnen voorkomen dat zwaar gesaneerd moet worden. Een beroemd voorbeeld van een bedrijf dat succesvol corporate transformation heeft toegepast is Nokia, die vanuit de papier- en pulpindustrie is geswitched naar telecom. Ook een bedrijf als General Electric heeft zich voortdurend aangepast aan veranderde marktomstandigheden. Een ding is zeker. De meeste bedrijven die vandaag aan de top staan, bestaan over enkele jaren niet meer. De nieuwe bedrijven zijn de successvolle ondernemingen van morgen. Indien de bestaande bedrijven niet in staat zijn aan te passen worden ze ingehaald door kleine flexibele innovatieve bedrijven.

 

Forse kostenbesparingen (> 20 procent)

Het hoogst mogelijke niveau van kostenbesparing wordt gekenmerkt door besparingen die groter zijn dan 20 procent. Radicale veranderingen zijn noodzakelijk. Hier zijn de maatregelen het meest ingrijpend. Het is twee voor twaalf. Het ingrijpen moet voorkomen dat het bedrijf failliet gaat, maar vaak is het dan al te laat. Organisatieonderdelen worden drastisch aangepakt. In deze fase zijn massaontslagen en het sluiten van delen van het bedrijf onvermijdelijk. Grote delen worden uitbesteed en alleen gezonde delen krijgen nog een kans.

 

 

Outsourcen

Een zeer ingrijpende stap en afwentelingsmechaniek is het outsourcen van gedeeltes van het bedrijf binnen Nederland of naar het buitenland. Steeds meer bedrijven denken na over de mogelijkheden van uitbesteden. Hierbij kunnen overigens ook andere redenen dan kostenbesparingen een rol spelen, zoals bijvoorbeeld het verbeteren van het kwaliteits- en serviceniveau, het inhuren van specifieke kennis en het verminderen van de managementaandacht. Naast de standaardzaken kunnen ook gehele processen worden uitbesteed, zoals bijvoorbeeld de gehele financiële administratie, de backoffice-verwerking en registratie, de klachtenafhandeling via een callcenter of de productie naar lagelonenlanden. Kortom: er zijn verschillende mogelijkheden en men dient goed te overwegen wat de risico’s zijn bij het outsourcen. Een goed onderbouwde make-or-buy decision en risicoafweging is daarom essentieel.

 

Afstoten activiteiten, allianties aangaan of fuseren

Bekende voorbeelden van saneren zijn het afstoten van activiteiten, het sluiten van bedrijfsonderdelen en het doorvoeren van massaontslagen. Hierbij dient zorgvuldig te worden gekeken naar de levensvatbaarheid en de risico’s. Ook dient natuurlijk zorgvuldig te worden omgegaan met de werknemers door een goede communicatie en samenwerking met ondernemingsraad en vakbonden. Een gedegen plan is belangrijk voor het aangeven van de noodzaak, om helderheid te geven in de vervolgstappen en om uitzicht te geven op een nieuwe toekomst. Er dient zowel aandacht te zijn voor het personeel dat vertrekt als voor het personeel dat blijft. Voor de vertrekkers dient een goed vangnet in de vorm van een sociaal plan te worden gecreëerd en kan worden bemiddeld naar ander werk. Voor de blijvers dient er voldoende perspectief te zijn voor de toekomst. Volledige zekerheid kan natuurlijk niet worden gegeven, maar duidelijkheid is essentieel en absoluut een succesfactor.

 

Een verdergaande stap in marktbewerking is het aangaan van allianties of het overwegen van een fusie. Dit heeft alleen zin als een duidelijk synergievoordeel aanwezig is. Alle mogelijke vormen van partnership kunnen dan worden overwogen. Voor sommige bedrijven is ‘overgenomen worden’ de enige optie. Op eigen kracht redden ze het anders niet.

 

Bent u genoodzaakt (drastisch) kosten te besparen: doe het dan tijdig en goed. Kostenbesparingsprogramma’s worden vaak eenzijdig benaderd. Het evenwicht tussen inkoop, organisatie en markt mag niet verloren gaan. De juiste dosering heeft ook hier het grootste effect. Veel bedrijven zouden eerder duidelijke strategische keuzes moeten maken en dagelijks veel beter aan kostenbeheersing moeten doen om te voorkomen dat de organisatie later in een neerwaartse spiraal van sanering op sanering terechtkomt. Vuistregel voor het management hierbij is: begin vroegtijdig en anticipeer op grote veranderingen. Kies daarom voor de juiste diepgang en het juiste tempo.  

 

Advertenties

Over Luddo Oh
Luddo Oh, bedrijfseconoom, heeft meer dan 20 jaar advieservaring in het begeleiden van organisaties met een financieel vraagstuk. Zijn specialisatie ligt op het snijvlak van financieel management en strategie. Hij adviseert klanten in de industrie, financiële en zakelijke dienstverlening. Hij heeft diverse projecten uitgevoerd op het gebied van reorganisaties, overhead doorlichtingen, fusies, benchmarking, kostenreducties, cost management, performance management, businessplanning en scenario analyse.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

%d bloggers liken dit: