Haal meer uit uw management informatie

Stem uw schaarse tijd af op activiteiten die het meeste waarde toevoegen en ontsluit waardevolle strategische informatie uit uw systemen

Informatie kan verschillende doelen hebben. Indien informatie wordt gebruikt om te verantwoorden is andere informatie nodig dan om te sturen. In de praktijk blijkt dat het grootste deel van de informatie en de tijd wordt gebruikt om verschillen te verklaren en te verantwoorden. Aan de manager is het de taak om de juiste stuurinformatie te definiëren. Dit blijkt vaak een lastige zaak.

Uit onderzoek en onze praktijkervaring blijkt keer op keer dat het lastig is om de juiste informatie te ontsluiten. Bekende voorbeelden zijn dat stapels gegevens worden gegenereerd door de financiële afdeling maar de juiste doorsnijdingen vaak ontbreken. Ruim een derde van de directeuren geeft haar eigen management informatie een onvoldoende. Doorsnijdingen zoals winstgevendheid per klant of markt zijn vaak zeer tijdrovend en niet standaard op te leveren uit systemen. Daardoor ontstaan schaduwadministraties en Excel bewerkingen die op lange termijn nauwelijks te onderhouden zijn.

Tijdigheid

Met name de tijdigheid van informatie is een groot probleem. Uit onderzoek blijkt dat slechts 30% echt tevreden is over de snelheid waarmee informatie wordt opgeleverd. De gemiddelde doorlooptijd van de perioderapportage is 2 weken. Dat betekent in feite dat de informatie al een halve maand oud is voordat er juiste informatie beschikbaar is. De informatie die dan ook aanwezig is komt dus te laat om de operatie direct bij te sturen.

Er zijn bedrijven die hun management informatie wel goed voor elkaar hebben. Afnemers zijn bij deze organisaties tevreden en informatie is goed verdeeld in weekrapportages, maandinformatie en de normale (externe) financiële informatie. Een bekend voorbeeld is dat een bedrijf zoals Cisco binnen 2 dagen de afsluiting op wereldwijd niveau kan verzorgen.

Gewenste inzichten om te sturen

Ook geeft de informatie te weinig inzichten om te sturen en ontbreekt vaak de link met de strategische keuzes. Er zijn vaak duidelijke lacunes in de management rapportages. De belangrijkste strategische thema’s die op de management agenda staan zijn ketenintegratie, internationalisatie, outsourcing, innovatie en nieuwe business concepten. Op deze thema’s is de management informatie vaak niet ingericht.  Een manager wil bijvoorbeeld weten hoeveel een stap in de keten waarde toevoegt, terwijl alleen de brutomarge en standaard kostprijs informatie beschikbaar is. Om te sturen is informatie over winstgevendheid per productmarkt combinatie en klantengroep essentieel.

Het genereren van algemene basis financiële informatie zoals een resultatenrekening en een balans kost al veel tijd. Het is taak aan de financiële controller om de schaarse tijd zo goed mogelijk te besteden om juist wel waardevolle informatie uit de systemen te halen. Uit de Berenschot benchmark databases blijkt dat rapportage & analyse circa 15% van de tijd van de financiële afdeling vergt. Vijfentachtig procent van de tijd wordt besteed aan het verzamelen en bewerken van gegevens. Er is dan weinig tijd over om de informatie verrijken met de strategische informatie.

Different information for different purposes: sluit de management informatie aan op de verantwoordelijkheden

Managers zijn kritisch op de ontvangen informatie maar weten soms niet wat ze nodig hebben en de informatiebehoefte is niet statisch. De controller komt in de spagaat terecht, hij/zij moet sneller informatie opleveren, tegen lagere kosten en met een grotere nauwkeurigheid.

Een probleem is ook dat vaak geen eigenaren worden benoemd en dat managers verantwoordelijk zijn voor kosten waar ze geen invloed op kunnen uitoefenen. Zo komt het voor dat managers kosten krijgen doorbelast van het hoofdkantoor die niet transparant zijn. Daarnaast zijn deze kosten vaak ook te hoog.

Dit kan je voorkomen door de management informatie aan te sluiten op de resultaatverantwoordelijke eenheden. Onderscheid duidelijk wat de verschillende diensten zijn die worden doorbelast en toets de kosten regelmatig op marktconformiteit. Maak managers alleen verantwoordelijk voor de beïnvloedbare kosten en laat de directie op de corporate kosten sturen.

Checklist voor het beter inrichten van uw management informatie

  1. Organisaties met een goed opgebouwd management informatie systeem zijn meer tevreden. Gebruik een heldere strategie en vertaal die naar de bedrijfsprocessen.
  2. Inventariseer de essentiële informatiebehoefte bij de interne afnemers.
  3. Pas management informatie aan op de strategisch belangrijke informatie.
  4. Maak onderscheid in informatie die standaard noodzakelijk is en informatie die tijdelijk nodig is. Pak eenmalige en tijdelijk informatie projectmatig aan en vermeng dit niet met going concern informatie.
  5. Sluit de management informatie aan op de inrichting van de organisatie. Maak onderscheid tussen beïnvloedbare en niet beïnvloedbare factoren. Reken managers af op de informatie waar managers op kunnen sturen.
  6. Zorg voor voldoende draagvlak binnen de organisatie. Dwing dit indien noodzakelijk af door het koppelen aan beloningsschema’s. Maak gebruik van de mening van de gebruikers van management informatie.
  7. Zorg voor duidelijke verantwoordelijkheden en “ownership” van prestatieindicatoren
  8. Maak gebruik van de 80-20 regel. Vaak blijkt 80% van de omzet slechts door 20% van de klanten wordt gegenereerd. Concentreer op de informatie die daadwerkelijk noodzakelijk is.
  9. Maak gebruik van grafische rapportages. Rapporteer op kerngebieden en concentreer op afwijkingen
  10. Maakt het performance management systeem dynamisch. De wereld blijft veranderen en dus ook dient de performance management systeem mee te groeien
  11. Zorg dat de control functie een business partner is en geen politieagent

  

 

Advertenties

Over Luddo Oh
Luddo Oh, bedrijfseconoom, heeft meer dan 20 jaar advieservaring in het begeleiden van organisaties met een financieel vraagstuk. Zijn specialisatie ligt op het snijvlak van financieel management en strategie. Hij adviseert klanten in de industrie, financiële en zakelijke dienstverlening. Hij heeft diverse projecten uitgevoerd op het gebied van reorganisaties, overhead doorlichtingen, fusies, benchmarking, kostenreducties, cost management, performance management, businessplanning en scenario analyse.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

%d bloggers liken dit: